Jak dobrze zorganizować konferencje?

Planujesz zorganizować dużą konferencję, zjazd biznesowy lub spotkanie w kameralnym gronie? Organizacja przerasta cię i nie wiesz, od czego zacząć? Z myślą o takich problemach stworzyliśmy listę kwestii, o których należy pamiętać.

Przemyśl koncepcję

Pierwszym krokiem do skutecznej organizacji udanej konferencji jest podjęcie kilku ważnych decyzji. Zacznij od przemyślenia, kto oraz ile osób będzie uczestniczyć. Na spotkaniu biznesowym znajdzie się niewiele osób, ale będą to eksperci. Natomiast na wydarzeniu promującym nowy produkt czy usługę zbierze się całkiem spore grono ludzi po prostu zainteresowanych tematem. Następnie zastanów się, jaki jest cel imprezy i oczekiwania obecnych tam ludzi.

Znajdź odpowiednie miejsce

Kiedy już wiesz, kogo chcesz zaprosić i po co, czas wybrać idealne miejsce. Decydując się na konkretną lokalizację, należy pamiętać, że to ona w głównej mierze świadczy o prestiżu wydarzenia. Z tego względu wybierz miejsce o wysokim standardzie.

Nie zapomnij zwrócić uwagi na komunikację. Niezależnie od tego, czy goście dojadą na imprezę samochodem, samolotem czy komunikacją miejską, nie powinni mieć problemów ze znalezieniem miejsca. Zadbaj również o dostateczną ilość miejsc parkingowych: nie ma nic bardziej stresującego niż parking pełen samochodów i nieudane próby znalezienia wolnego miejsca.

Sprawdź lokalizację osobiście

Nawet najlepiej zorganizowane wydarzenie może okazać się porażką, jeśli zostanie przeoczony jakiś szczegół. Z tego powodu warto pojechać na miejsce i sprawdzić wszystko osobiście. Na zdjęciach obiekt może wyglądać estetycznie i kusząco, ale na miejscu okaże się, że panuje tam brud, bałagan i brak organizacji. Takie miejsca należy omijać szerokim łukiem.

Dodatkowo warto przeprowadzić próbę generalną. Im większa impreza, tym więcej sprzętu technicznego potrzeba, rośnie prawdopodobieństwo usterki czy braku. Uszkodzony kabel, za mała ilość mikrofonów, niedziałający projektor – próba generalna ujawni wszystkie takie mankamenty.

Nie zapomnij o planie konferencji

Pamiętaj o tym, żeby mieć przygotowany plan konferencji. Jeśli to spotkanie rutynowe, wystarczy, że zapiszesz ogólny zarys. Natomiast przy większych i bardziej złożonych przedsięwzięciach warto mieć dokładnie opisaną każdą minutę. Dzięki temu nie tylko będziesz miał kontrolę i świadomość tego, co się dzieje, ale także większy spokój. Pomocna może się okazać lista z numerami telefonów osób zaangażowanych w konferencję.