Planujesz zorganizować dużą konferencję, zjazd biznesowy lub spotkanie w kameralnym gronie? Organizacja przerasta cię i nie wiesz, od czego zacząć? Z myślą o takich problemach stworzyliśmy listę kwestii, o których należy pamiętać.
Pierwszym krokiem do skutecznej organizacji udanej konferencji jest podjęcie kilku ważnych decyzji. Zacznij od przemyślenia, kto oraz ile osób będzie uczestniczyć. Na spotkaniu biznesowym znajdzie się niewiele osób, ale będą to eksperci. Natomiast na wydarzeniu promującym nowy produkt czy usługę zbierze się całkiem spore grono ludzi po prostu zainteresowanych tematem. Następnie zastanów się, jaki jest cel imprezy i oczekiwania obecnych tam ludzi.
Kiedy już wiesz, kogo chcesz zaprosić i po co, czas wybrać idealne miejsce. Decydując się na konkretną lokalizację, należy pamiętać, że to ona w głównej mierze świadczy o prestiżu wydarzenia. Z tego względu wybierz miejsce o wysokim standardzie.
Nie zapomnij zwrócić uwagi na komunikację. Niezależnie od tego, czy goście dojadą na imprezę samochodem, samolotem czy komunikacją miejską, nie powinni mieć problemów ze znalezieniem miejsca. Zadbaj również o dostateczną ilość miejsc parkingowych: nie ma nic bardziej stresującego niż parking pełen samochodów i nieudane próby znalezienia wolnego miejsca.
Nawet najlepiej zorganizowane wydarzenie może okazać się porażką, jeśli zostanie przeoczony jakiś szczegół. Z tego powodu warto pojechać na miejsce i sprawdzić wszystko osobiście. Na zdjęciach obiekt może wyglądać estetycznie i kusząco, ale na miejscu okaże się, że panuje tam brud, bałagan i brak organizacji. Takie miejsca należy omijać szerokim łukiem.
Dodatkowo warto przeprowadzić próbę generalną. Im większa impreza, tym więcej sprzętu technicznego potrzeba, rośnie prawdopodobieństwo usterki czy braku. Uszkodzony kabel, za mała ilość mikrofonów, niedziałający projektor – próba generalna ujawni wszystkie takie mankamenty.
Pamiętaj o tym, żeby mieć przygotowany plan konferencji. Jeśli to spotkanie rutynowe, wystarczy, że zapiszesz ogólny zarys. Natomiast przy większych i bardziej złożonych przedsięwzięciach warto mieć dokładnie opisaną każdą minutę. Dzięki temu nie tylko będziesz miał kontrolę i świadomość tego, co się dzieje, ale także większy spokój. Pomocna może się okazać lista z numerami telefonów osób zaangażowanych w konferencję.
Aby świadczyć usługi na najwyższym poziomie, Serwis wykorzystuje pliki cookies zapisywane w pamięci przeglądarki. Szczegółowe informacje na temat celu ich używania, w tym przetwarzania danych dotyczących aktywności użytkownika oraz personalizacji reklam, oraz możliwość zmian ustawień plików cookies, znajdują się w Polityce prywatności. Klikając AKCEPTUJĘ WSZYSTKIE, wyrażasz zgodę na korzystanie z technologii takich jak cookies i na przetwarzanie przez Firma Handlowo Usługowa "CERTEX" Jadwiga Świętalska, os. Centrum E 12, 31-934, Kraków Twoich danych osobowych zbieranych w Internecie, takich jak adresy IP i identyfikatory plików cookie, w celach analitycznych i marketingowych (w tym do zautomatyzowanego dopasowania reklam do Twoich zainteresowań, mierzenia ich skuteczności oraz przetwarzania danych użytkownika dla celów analitycznych). Zmiany ustawień plików cookies oraz szczegółowe preferencje dotyczące zgód możesz dokonać w .