Istniejący czas pandemii postawił przed nami nowe wyzwania w związku z organizacją spotkań biznesowych i konferencji. Mimo tego, iż wiele firm przearanżowało pracę na tryb home office, a firmy szkoleniowe realizują kursy w formie webinarów, nie zastępuje to jednak w pełni spotkań bezpośrednich.

Zrozumiała jest obawa przed zakażeniem podczas spotkań w większej grupie osób, jednak istnieje możliwość organizacji spotkań w sposób bezpieczny i bez żadnego zagrożenia. Wystarczy zachować wszystkie zasady, które pozwolą nam ochronić się przez kontaktem z koronawirusem. O czym musimy pamiętać?

ZACHOWANIE BEZPIECZNEJ ODLEGŁOŚCI

Zgodnie z aktualnymi wytycznymi odległość pomiędzy uczestnikami spotkania nie powinna być mniejsza niż 2 m. W praktyce oznacza to, iż na 1 uczestnika konferencji przypada 4m². Należy zatem zaplanować ustawienie Sali tak, aby ta odległość między uczestnikami była zachowana. Dobrą praktyką jest również, aby oznakować miejsca lub przypisać je do konkretnego uczestnika tak, aby nie było możliwości samodzielnego wyboru miejsca. Ponadto przy wejściu do sali powinno się zachować 2- metrową odległość pomiędzy uczestnikami spotkania, a drzwi do niej powinny być zablokowane tak, aby uczestnicy mogli wejść bezdotykowo.

REGULARNA DEZYNFEKCJA

Dezynfekcja obowiązuje tak naprawdę we wszystkich miejscach publicznych. Należy o niej również pamiętać podczas organizacji spotkania. Przy wejściach do Sali, recepcji, windy czy na korytarzach i toaletach, powinny znajdować się dozowniki z płynem do dezynfekcji rąk. Bardzo ważna jest również dezynfekcja części wspólnych, z którymi każdy może mieć styczność, tj. klamki, poręcze, guziki w windzie, blaty, i inne. Dezynfekcja powinna się odbywać nie rzadziej niż co godzinę. W połączeniu z odpowiednią wentylacją zapewni nam to pełne bezpieczeństwo.

BEZPIECZNA RECEPCJA

Najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest… rezygnacja z recepcji! Tak, owszem, jest to możliwe. Wystarczy zaplanować przekazanie wszystkich informacji w formie online przed wydarzeniem, a podczas wejścia zebrać gotowe, już wypełnione formularze uczestnika. Jeśli nie ma możliwości całkowitej rezygnacji, powinno się przygotować ją w taki sposób, aby wszystko odbywało się w jak największym stopniu bezdotykowo. Przygotowanie uprzednio pojedynczo zapakowanych pakietów startowych czy dezynfekcja blatów i długopisów, pozwoli na zachowanie bezpieczeństwa.

CATERING

Przerwy kawowe oraz lunche są powszechną praktyką stosowaną podczas spotkań i konferencji. Warto zastanowić się, czy zrezygnować z formy bufetu i zamówić wersję serwowaną. Z pewnością będzie łatwiej utrzymać dystans między uczestnikami i zminimalizować ryzyko kontaktu z wirusami. Jeśli już zdecydujemy się na formę bufetu,  powinien być on obsługiwany przez pracowników firmy cateringowej czy restauracji. Co prawda uczestnicy spotkania nie mają takiego obowiązku, ale pracownicy restauracji powinni nosić maseczkę o rękawiczki. Między stolikami również powinna być zachowana 2- metrowa odległość, a po każdym użyciu takowy stolik musi być zdezynfekowany.

NIEZBĘDNE OZNACZENIA

Jak wiadomo, informacje na temat ochrony przed koronawirusem w Internecie często są niewystarczające lub też nieprawdziwe. Dlatego aby zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom naszego spotkania, powinniśmy umieścić w widocznym miejscu odpowiednie oznaczenia. Takowe to np.: instrukcja mycia i dezynfekcji rąk, instrukcja zakładania i zdejmowania rękawiczek jednorazowych, instrukcja  zakładania i zdejmowania maseczki, oznaczenia zdezynfekowanych powierzchni czy tez numer do najbliższej stancji sanitarno- epidemiologicznej lub oddziału zakaźnego najbliższego szpitala.

JAKIE SĄ ZALECENIA?

W najnowszym rozporządzeniu zaznaczone jest, aby w spotkaniach nie brały udziału osoby powyżej 70 roku życia oraz te, które mają choroby przewlekłe. Dobrą praktyką jest również mierzenie temperatury każdego uczestnika przy wejściu do sali. Pomocne może okazać się również ograniczenie do minimum pracowników obsługi konferencji, a tych, którzy biorą udział, zabezpieczyć w maseczki ochronne i rękawiczki jednorazowe.

HOTEL CENTRUM BUSINESS****

W naszym hotelu wszyscy pracownicy są odpowiednio przeszkoleni w najnowszych obowiązujących procedurach związanych z COVID-19. Według Nas, jest to niezbędne, aby zapewnić bezpieczeństwo zarówno im samym, jak i naszym Gościom. Dlatego wszystkie spotkania organizowane w naszym hotelu w pełni realizują przepisy prawne podczas pandemii koronawirusa. Jeśli chcieliby Państwo dowiedzieć się więcej na temat organizacji spotkań i konferencji w Hotelu Centrum Business****, prosimy o kontakt:

Agata Pamuła- Zając

Email: manager@hotel-centrum.pl

Tel: +48 693-550-882