Stoisz przed zadaniem zorganizowania szkolenia dla swoich pracowników, które odbędzie się przez więcej niż kilka godzin i w miejscu innym niż siedziba firmy? Z pewnością w Twojej głowie pojawia się sporo pytań i wątpliwości. Podpowiadamy, w jaki sposób wszystko zaplanować, by event przebiegł zgodnie z planem, a wszyscy uczestnicy szkolenia byli zadowoleni.
Zarezerwowana sala szkoleniowa i odpowiedni termin
Na samym początku należy zastanowić się nad datą szkolenia oraz czasem jego trwania. To kluczowa kwestia, która wpływa na pozostałe elementy wydarzenia – wybór miejsca, listę uczestników czy szkoleniowców. Dlatego wybierz jak najbardziej dogodny termin – może być to weekend lub kilka dni w ciągu tygodnia. Upewnij się, że w tym drugim przypadku, rytm działania firmy nie zostanie zakłócony i w związku z np. dwudniową absencją pracowników, nie dojdzie do jakichś sytuacji problematycznych. Następnie poszukaj odpowiednią salę konferencyjną i zarezerwuj ją natychmiastowo. Szkolenia, eventy i rozmaite imprezy firmowe są powszechnym trendem, dlatego jeśli znajdziemy idealne miejsce, lepiej nie ryzykować, że ktoś nas uprzedzi i zabookuje możliwe terminy.
Pamiętaj, aby dokładnie przemyśleć wybór sali szkoleniowej. Powinna być ona nowocześnie wyposażona i gwarantować kompleksowe zaplecze techniczne, które umożliwi swobodne przeprowadzenie każdego bloku. Głośniki, rzutnik z projektorem czy klimatyzacja to absolutne minimum, jakie powinno oferować wybierane miejsce. Dodatkowo upewnij się co do jej powierzchni – musi swobodnie pomieścić wszystkich uczestników i gwarantować przestrzeń do współpracy oraz nauki.
Zapewnione wyżywienie oraz nocleg
Każdy doskonale wie o tym, że jedną z podstawowych potrzeb fizjologicznych, o jakie należy dbać, jest zaspokojenie głodu i pragnienia, a także sen. Dlatego pamiętaj, aby w trakcie szkolenia – jednodniowego czy weekendowego – zaplanować odpowiednią liczbę przerw na posiłek, kawę czy odpoczynek. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest zarezerwowanie takiej sali szkoleniowej, która jednocześnie oferuje usługi cateringowe bądź restaurację oraz hotel. Dzięki temu wszystko, co jest niezbędne podczas wydarzenia, będzie pod ręką.
Ciepły posiłek ma ogromne znaczenie dla przebiegu całego eventu i pozytywnie wpłynie na zdolność skupienia się uczestników szkolenia. Przygotuj formularz przed zjazdem, aby wiedzieć, jakie są indywidualne preferencje żywnościowe gości i dopasuj je do możliwości budżetowych. Dodatkowo warto zadbać o integrację, dlatego dobrym ruchem jest zaplanowanie obiadu czy kolacji, gdzie wszyscy zbiorą się przy jednym stole, będą mieli szansę na poznanie się, rozmowę i wymianę wrażeń.
Dokładnie przygotowany harmonogram szkolenia
Oczywiście niezwykle ważną kwestią jest przygotowanie dokładnego harmonogramu wydarzenia. Wybierz szkoleniowców, którzy mają kwalifikacje oraz wiedzę, rozplanuj bloki szkoleniowe i upewnij się, że każda osoba będzie miała wystarczająco dużo czasu na podjęcie rozwinięcie swojego tematu. Ważne jest, aby przygotować też bufor czasowy – na wypadek ewentualnych opóźnień, awarii czy pytań uczestników. Gotowy harmonogram, który przewiduje czas, miejsce wydarzenia czy obszary szkoleniowe, przedstaw z wyprzedzeniem wszystkim zainteresowanym osobom. W końcu będzie to dobry czynnik motywacyjny i przykład, że doskonale poruszamy się nie tylko w kwestii organizacji, ale także komunikacji.